Gestione documentale

Dopo aver parlato di agende condivise, e di sincronizzazione dei dati con il pc/server e/o con il web, possiamo ampliare il discorso al concetto di portale aziendale.

Si può pensare al portale aziendale come ai nostri archivi cartacei (tutte le file dei nostri classatori) informatizzati. Tutte le informazioni riguardanti l'attività svolta vengono elaborate con l'ausilio del pc sotto forma di progetti; il progetto può essere equiparato ad un classatore e, al suo interno, vengono archiviate tutti i dati (offerte, fatture, email, fax, bollettini, corrispondenza, eventuali documentazioni ... ) che lo riguardano.

Questo permette molti vantaggi:

• più comodo in termini di spazio
• reperibilità di tutte le informazioni
• velocità nella ricerca delle informazioni
• backup automatico dei dati (in caso di disastro all'interno dell'azienda non si perdono anni di dati)
• riduzione dei tempi dovuti alla ridondanza dei data entry (offerte, bollettini, fatture, agenda ... i dati comuni, come ad esempio i materiali e le anagrafiche, verranno inseriti una sola volta)
• tenuta sotto controllo degli impegni previsti (propri e dei propri collaboratori) al fine di poter meglio pianificare a breve, media e lunga distanza i lavori
• nel caso in cui vi sia un magazzino, si può avere un controllo automatico del magazzino, grazie ai bollettini e alle ordinazioni
• semplificazione nella gestione delle ore e dei chilometri fatti per la ditta
• standardizzazione nel lavoro; nel caso vi siano diversi collaboratori, essendo veicolati dal portale nell'inserimento dei dati, si avrà una standardizzazione nelle procedure aziendali, con il pro che ne consegue che chiunque debba occuparsi di un progetto possa riuscire a gestirlo e a trovare le informazioni di cui necessita
• possibilità di gestire gli ordini e le richieste di intervento direttamente dal portale: avanzamento lavori, tickets e tutto lo storico relativo ad ogni singolo evento
• altro.